Identitetskontroll av kund på distans

Identitetskontroll på distans

De åtgärder som normalt ska vidtas för att uppnå kundkännedom består av:

• Kontroll av kundens identitet
• Utredning av om kunden har en verklig huvudman 
• Inhämtande av information om affärsförbindelsens syfte och art, och
• Kontroll av om kunden är en person i politiskt utsatt ställning (PEP).

När kundkännedom ska uppnås om en fysisk person som befinner sig på distans finns det två alternativ för att kontrollera identiteten på ett korrekt sätt. 

Det första alternativet är att kontrollera kundens identitet genom en tillförlitlig elektronisk legitimation, till exempel BankID. Myndigheten för digital förvaltning (DIGG) har satt upp ett tillitsramverk som kan ge vägledning avseende om en elektronisk legitimation kan bedömas som tillförlitlig eller inte. Myndigheten har även möjlighet att utfärda kvalitetsmärkning för elektroniska legitimationer som de bedömer uppfyller tillitsramverkets krav och således går att lita på för enskilda användare och för offentliga eller privata aktörer. 

Det andra alternativet är att göra en kontroll av personens namn och personnummer, eller motsvarande nummer samt adress mot externa register, intyg eller andra oberoende och tillförlitliga källor. Väljer man detta alternativ behöver en vidimerad kopia av kundens identitetshandling inhämtas. Om kunden saknar en identitetshandling ska en motsvarande tillförlitlig, vidimerad handling som innehåller kundens namnteckning inhämtas. En motsvarande tillförlitlig handling kan vara officiella handlingar utfärdade av myndigheter eller organisationer. För att motsvara en svensk identitetshandling bör handlingen innehålla ett fotografi, en namnunderskrift, det fullständiga namnet, giltighetstiden och ett personnummer eller motsvarande nummer.

Med vidimering menas att en person bekräftar att kopian av identitetshandlingen är korrekt, det vill säga att kopian stämmer överens med originalhandlingen. Personen som gör vidimeringen intygar med sin namnteckning, namnförtydligande och kontaktuppgifter att kopian överensstämmer med originalhandlingen. Vilka krav som ska ställas på vidimeringen är olika beroende på vilken risk för penningtvätt som man bedömer är förknippad med kunden. Ju högre risk desto större krav på vem som vidimerar.   Var kunden befinner sig har särskild betydelse vid denna bedömning. Om kunden befinner sig inom EU/EES eller annat land med liknande penningtvättslagstiftning kan i princip vem som helst göra vidimeringen, dock inte kunden själv. Om mäklaren av någon anledning tvivlar på vidimeringens riktighet bör mäklaren verka för att någon annan verksamhetsutövare som omfattas av penningtvättslagstiftningen utför vidimeringen. Detta kan till exempel vara en annan mäklare eller en bankman. 

Om kunden befinner sig i ett land som saknar liknande penningtvättslagstiftning bör mäklaren vidta mer omfattande kontroller, till exempel ställa krav på vem som vidimerar identitetshandlingen. Det kan då behövas en kombination av flera kontroller för att uppnå kundkännedom. Mäklaren ska göra en sammanvägd bedömning av om det underlag som kunden åberopar styrker kundens identitet. 

Dokumentation

Oavsett om hur identitetskontrollen genomförs så är det viktigt att det underlag som du tagit del av dokumenteras och sparas. 

Om kontrollen görs med elektronisk legitimation dokumenteras detta genom att mäklaren bevarar en kopia av bekräftelsen på kontrollen av den elektroniska legitimationen. Det ska framgå av dokumentationen vilket datum kontrollen gjordes. 

Görs kontrollen genom inhämtande av en vidimerad kopia och en kontroll av personens namn och personnummer, eller motsvarande nummer samt adress så ska detta dokumenteras genom att bevara en kopia av de dokument och uppgifter som legat till grund för kontrollen. Mäklaren behöver också spara den vidimerade kopian på identitetshandlingen. Även här ska det framgå av dokumentationen vilket datum respektive åtgärd vidtogs.

Regleringen om hur en identitetskontroll ska genomföras finns i Fastighetsmäklarinspektionens föreskrifter och allmänna råd (KAMFS 2019:1 och 2020:1) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism.

Fanny Norsten
Bitr. förbundsjurist Mäklarsamfundet