Riskbedömning och val av KYC-tjänster - hjälp på väg!

Bäste medlem i Mäklarsamfundet, 

Den 1 juli träder den nya fastighetsmäklarlagen (FML) i kraft, och med detta står framför allt fastighetsmäklarföretagen inför flera förändringar. Företagen kommer fortsättningsvis att omfattas av diverse bestämmelser i lagen och ska registrera sig hos Fastighetmäklarinspektionen (FMI) och stå under deras tillsyn, parallellt med de verksamma mäklarna. Företagen kommer även att omfattas av penningtvättslagen (PTL), även i det avseendet under tillsyn av FMI.

När det kommer till åtgärder för att motverka penningtvätt och finansiering av terrorism ska utgångspunkten vara att ha ett riskbaserat förhållningssätt. För detta krävs till en början att man genomför en grundläggande genomlysning av verksamheten, i PTL kallad ”allmän riskbedömning” och att man sedan låter resultatet vara vägledande för inriktningen och omfattningen på de löpande kontrollåtgärder som enligt PTL ska vidtas i den dagliga verksamheten, vid utformning av rutiner och dess krav på att uppnå kundkännedom med mera. Såväl riskbedömning som de åtgärder som vidtagit, samt överväganden som gjort i anslutning till åtgärderna ska dokumenteras och sparas. 

Idag är det varje mäklares ansvar att göra en allmän riskbedömning enligt penningtvättslagen.  I och med lagändringarna överförs ansvaret för riskbedömningen med mera på det företag där mäklaren är verksam. Företaget får även ett övergripande ansvar att verka för att de mäklare som är verksamma i företaget följer god fastighetsmäklarsed. I det ingår att erbjuda rutiner och systemstöd för att säkerställa att den enskilde mäklaren verksam i företaget kan fullgöra sina skyldigheter enligt lag. 

Att arbete med riskbedömning och rutiner i det närmast förutsätter och i allt underlättas betydligt av ett bra IT-stöd, är en självklarhet.

Mäklarsamfundet är därför i full gång med att se över marknaden för olika tjänster på penningtvättsområdet för att kunna hjälpa mäklarföretagen att välja kvalitativa och kostnadseffektiva tjänster både för riskbedömning och för kundkännedomsprocess. 

När det gäller stöd i processen att genomföra sin allmänna riskbedömning är det ett faktum att de programvaror med digitalt stöd som finns på marknaden är mycket begränsat, därtill uteslutande är framtagna för storföretag och följaktligen mycket omfattande och kostsamma. Vi bedömer att endast ett fåtal om ens något fastighetsmäklarföretag därför kommer att överväga att upphandla ett sådant system själva. 

Den lösning vi därför jobbar på här och som vi hoppas kommer att tas emot väl och  att anses som verklig medlemsnytta är  en ny tjänst där vi på Mäklarsamfundet med stöd av upphandlad programvara och för en i sammanhanget kraftigt reducerad kostnad, hjälper mäklarföretaget att genomföra sin allmänna riskbedömning. Som resultat kommer du inte bara få en välgrundad och kvalitativ riskbedömning utförd till stöd för kommande åtgärder mot penningtvätt, utan också få den dokumenterad på ett tydligt och överskådligt sätt i ett rapportformulär att visa upp för tillsynsmyndigheten vid begäran. 

Vi är för närvarande i vad vi bedömer som slutfasen av förhandlingar med den av oss valda leverantören, som inte bara har det erkänt bästa systemet utan också varit beredd till konstruktiva diskussioner om hur systemet kan anpassas till vår verksamhet och vår bransch och inte minst visat förståelse i fråga om prisbilden.
Vi kommer snarast möjligt återkomma med ytterligare information och om allt går i lås kunna erbjuda dig en tjänst som både sparar tid och skapar trygghet för dig som företagare och ny verksamhetsutövare enligt PTL och det till ett kraftigt reducerat pris i jämförelse med det normalkunden betalar.

En följd av de nya lagkraven är också att marknaden för så kallade KYC-tjänster (Know Your Customer) och programvaror kring detta, har exploderat. Ofta rör det sig om systemstöd för att genomföra nödvändiga bakgrundskontroller och uppnå kundkännedom enligt lagkraven. Även här är systemen ofta dyra, samtidigt som omfattningen och kvaliteten på den tjänst som erbjuds varierar. 

För att hjälpa dig som företagare att få bästa möjliga kvalitet och lägsta möjliga pris på en sådan tjänst har Mäklarsamfundet sedan en tid arbetat med att analysera de olika aktörerna för att kunna få fram och redovisa den eller de bästa tjänsterna som vi också bedömer motsvarar branschens behov eller rekommendera en eller flera sådana aktörer. Vi är nu i slutfasen av detta arbete och kommer inom kort att kunna presentera resultatet för medlemmar i Mäklarsamfundet. 

Vi vet att tiden är knapp. Du kanske i denna stund står i begrepp att upphandla en KYC-tjänst eller fått erbjudanden som du funderar på om du ska tacka ja eller nej till. 

Vi vill med denna information göra dig uppmärksam på att ”hjälp är på väg” och det därför kan vara en god idé att invänta resultatet av vår granskning innan du tar beslut i valet av leverantör av KYC-tjänst.

Med vänlig hälsning, 

Mäklarsamfundet