Så vet du att din kundkännedomsprocess är tillräcklig

Den 1 juli 2021 trädde penningtvättslagens bestämmelser i full kraft. I vissa avseenden har detta inneburit lättnader för registrerade fastighetsmäklare. Exempelvis har skyldigheten att upprätta den allmänna riskbedömningen och att ha rutiner och riktlinjer flyttats över från den enskilda registrerade fastighetsmäklaren till fastighetsmäklarföretaget. Men många av de övriga skyldigheterna som fastighetsmäklare pådyvlats i författningar finns kvar och inga nämnvärda ändringar i förhållande till tidigare författningar har genomförts. 

En vanligt förekommande fråga från fastighetsmäklarna är om de åtgärder som vidtagits är tillräckliga för att de ska ha bedömts ha fullgjort sina skyldigheter att uppnå kundkännedom. Även om jag förstår att det finns ett trängande behov av att ha en checklista eller liknande, är min förhoppning att denna artikel kan komma att tjäna som en vägledning för dig när du vidtar åtgärder för att uppnå kundkännedom, även om den inte kommer att landa i en checklista. Tanken är helt enkelt att du ska känna dig trygg med din bedömning om huruvida dina åtgärder varit tillräckliga.

Riskbaserat förhållningssätt

Jag tänkte inte gå in på de fyra åtgärder som du som fastighetsmäklare måste vidta för att uppnå kundkännedom, kontroll av kundens identitet, kontroll av affärsförbindelsens syfte och art, kontroll av verklig huvudman och kontroll om kunden eller dennes verklige huvudman är en PEP. Detta kan ni och är väl införstådda med. Det jag vill göra är att redogöra för hur lagstiftaren har tänkt att man ska använda informationen som man samlat in om kunden.

Penningtvättslagens bestämmelser utgår från det som kallas ett riskbaserat förhållningssätt. Vad betyder det och hur vet jag om de åtgärder som just jag har vidtagit är tillräckliga? Det är just detta som kan upplevas som det problematiska, att vila i en trygghet att jag har gjort tillräckligt avseende uppnåendet av kundkännedom.

Svaret på den första frågan kan formuleras ”Hur stor bedömer jag att risken är för att min verksamhet ska nyttjas som ett led i penningtvätt och finansiering av terrorism?”. Det är alltså din bedömning av risken som avgör vilka åtgärder som bör vidtas och om dessa är tillräckliga. För att kunna göra en bedömning krävs ju data som du får genom att vidta åtgärder givet risken. Hur omfattande respektive åtgärder måste vara, bör alltså stå i proportion till risken i din verksamhet. Detta är svaret på den andra frågan ovan. Det viktiga och avgörande här är din bedömning och att du kan stå för den.

Det fastighetsmäklarföretag som du bedriver din verksamhet under ska ha en allmän riskbedömning och rutiner och riktlinjer. Det är primärt här du bör börja. Vad står det i den allmänna riskbedömningen och vilka risker har identifierats i denna? Vilka rutiner och riktlinjer har fastighetsmäklarföretaget för exempelvis kontantaffärer från kunder som kommer från utlandet? 

När du har fått svar på dessa frågor är det upp till dig att göra en riskklassificering av kunden eller annorlunda uttryckt, vilka faktorer som kan tyda på en hög eller låg risk för att penningtvätt eller finansiering av terrorism föreligger. Det sistnämnda ska göras med utgångspunkt från den allmänna riskbedömningen. Mot bakgrund härav är det således omöjligt att göra någon checklista eftersom det alltid blir en bedömning av omständigheterna i det enskilda fallet. 

Alltså, 

1.    först den allmänna riskbedömningen och sedan, 
2.    de rutiner och riktlinjer som fastighetsmäklarföretaget har och
3.    slutligen riskbedömningen av kunden.

Exempel

För att belysa det som har angivits ovan tänkte jag redogöra för ett exempel som är taget från ett autentiskt fall. Uppdragsgivaren, en ung man med en relativt låg taxerad förvärvsinkomst, ägde en lägenhet på en fashionabel adress i Stockholm. Den hade förvärvats för en stor summa pengar och såldes efter ett par månader för en ännu större summa. Fastighetsmäklaren i ärendet hade inte ställt en enda fråga till uppdragsgivaren om hur det kom sig att han hade råd med en lägenhet i den här prisklassen eller varför han sålde den bara efter tre månaders innehav. Ponera att fastighetsmäklaren hade ställt dessa två frågor och av uppdragsgivaren fått till svar att han ärvt lägenheten, vilket kunde styrkas av en arvskifteshandling, och att han renoverat den för att tjäna ytterligare pengar. Fastighetsmäklaren hade kunnat landa i att risken för att hans verksamhet skulle nyttjas som ett led i penningtvätt eller finansiering av terrorism var normal. Det är inte konstigt att en ung människa ärver en stor summa pengar. Det fanns en arvskifteshandling till styrkande av det som uppdragsgivaren hävdade. Att tjäna ytterligare en hacka är mot nu angiven bakgrund inte konstigt det heller. Men ingen fråga ställdes.

Min poäng är att det krävs att man vidtar åtgärder att för att kunna göra en bedömning. Dessa åtgärder måste ställas i relation eller proportion till den risk man bedömer föreligger. Efter vidtagna åtgärder gör du således en bedömning som du känner dig trygg med. Annorlunda uttryckt, du vill känna dig trygg med att de åtgärder du vidtagit och den dokumentation du sparat kan motivera varför du inte misstänkte penningtvätt om detta mot förmodan skulle visa sig föreligga senare. Landar du emellertid i att du efter vidtagna åtgärder ändå bedömer att det finns en risk för att din verksamhet nyttjas för penningtvättsändamål, bör du fundera på om du över huvud taget ska ingå affärsförbindelsen eller avbryta den och sedan ge in en rapport till Finanspolisen. Jag vill poängtera att det inte ligger i era skyldigheter att utreda huruvida penningtvätt faktiskt föreligger eller inte utan att göra en bedömning av risken.

Mäklarsamfundet har sedan förra året, i samarbete med Acuminor, tillhandahållit en digital tjänst för att upprätta en allmän riskbedömning och via Nordkyc ett verktyg för att uppnå kundkännedom. Nordkyc digitala kundkännedomssystem ersätter kundkännedomsblanketterna och hjälper dig att kontrollera och riskbedöma kunderna samt att dokumentera de åtgärder du har vidtagit. Klicka på länkarna nedan för ytterligare information. Observera att riskbedömningstjänsten i första hand riktar sig till fastighetsmäklarföretag eftersom det är dessa som är underkastade skyldigheten att upprätta en allmän riskbedömning.

Här beställer du Mäklarsamfundets riskbedömningstjänst.

Här anmäler du intresse för Nordkyc verktyg för kundkännedom. 
 

Diego Ortíz del Gaiso
Bitr. förbundsjurist Mäklarsamfundet