Hantering av journal och anbudsförteckning i förmedlingsuppdrag med flera försäljningsförsök

Av 20 § fastighetsmäklarlagen följer att du som mäklare ska föra anteckningar över förmedlingsuppdragen. En anbudsförteckning ska upprättas där samtliga lämnade anbud ska antecknas, tillsammans med bland annat kontaktuppgifter till den som lämnat anbudet samt eventuella villkor förknippade med anbudet. Den samlade dokumentationen ska lämnas över till uppdragsgivaren i samband med att uppdraget avslutas. Om uppdraget avslutas genom att överlåtelseavtal ingås, ska även den som köpt objektet (om säljaren är uppdragsgivaren) få dokumentationen.

Ett förmedlingsarbete kan i vissa fall utmynna i att objektet dras tillbaka från marknaden för att senare läggas ut på nytt. Det kan exempelvis bero på att säljarens önskade pris inte uppnås och man kommer överens om att avvakta en tid eller att ett köp kommer till stånd, men därefter återgår av någon anledning.

I de fall säljarna då vill att samma mäklare att sköta förmedlingen även denna ”andra” omgång måste man skilja på två situationer. Om det första förmedlingsuppdraget sägs upp och ett nytt, skriftligt, avtal upprättas ska du som mäklare till säljaren lämna över den dokumentation som avser den förmedling som nu sagts upp; det vill säga den upprättade journalen och (om sådan finns) anbudsförteckningen.

Om uppdragsavtalet inte sägs upp, utan ni helt enkelt överens om att du ska fortsätta arbetet, har inte något uppdrag avslutats utan befintligt uppdragsavtal löper vidare, med eller utan ensamrätt. Ingen dokumentation lämnas ut och inget nytt uppdragsavtal ingås. I ett sådant fall ska journalen och anbudsförteckningen löpa vidare som del i ett och samma förmedlingsuppdrag och alltså innehålla anteckningar och anbud avseende hela perioden från uppdragsavtalets ingående.

Just denna andra situation var nyligen uppe för prövning i FMI. Inspektionen meddelade mäklaren ifråga en varning, vilken också innehöll en erinran.

Situationen var den att mäklaren ingått ett förmedlingsuppdrag för en fastighet. Förmedlingen utmynnade i ett köpekontrakt, men köpet gick åter. Säljarna önskade därefter att samma mäklare skulle förmedla fastigheten på nytt. Befintligt uppdragsavtal sades inte upp och inget nytt uppdragsavtal ingicks. Mäklarens journal och anbudsförteckning började ”om på nytt”. Denna andra omgång utmynnade i ett köpekontrakt som fullföljdes. Vid tillträdet har journalen och anbudsförteckningen omfattat åtgärder och anbud bara för tiden som avsåg den slutliga försäljningen och inte för hela perioden från uppdragets början.

Eftersom det i den aktuella situationen var fråga om ett och samma uppdragsavtal påpekade FMI att såväl journal som anbudsförteckning ska avspegla hela förmedlingsuppdraget och att båda dokumenten därmed var bristfälliga. Bristerna i journalen motiverade en erinran medan bristerna i anbudsförteckningen var varningsgrundande. Den samlade påföljden blev därför en varning.

Beslutet väcker en del frågor. Det skulle innebära att den slutliga köparen får del av förmedlingsarbete som inte berört honom eller henne vilket Mäklarsamfundet ställer sig frågande till huruvida det verkligen är avsikten.

Det är dock ändå i nuläget viktigt att vara säker på vilken av de två situationerna som nämndes ovan som är aktuell i fråga när ”omförmedling” blir aktuell. När uppdraget inte sägs upp och ett nytt uppdragsavtal ingås, anses ett och samma uppdrag löpa vidare och dokumentationen ska då avse samtliga steg och hela perioden från uppdragsavtalets ingående.

Louise Åhl Rosell
Bitr. förbundsjurist