Vikten av att dokumentera inhämtade uppgifter

På Mäklarsamfundets juridikavdelning utgör en stor del av vårt vardagliga arbete att biträda våra medlemmar i tillsynsärenden initierade av Fastighetsmäklarinspektionen och skadeståndsanspråk från kunder.

Vi vet att en stor del av fastighetsmäklarens arbete inbegriper att inhämta information om det objekt som ska säljas, normalt genom att ta in en mäklarbild samt föra diskussioner såväl med säljare som bostadsrättsföreningar. I många fall kräver också ert arbete att ni tar kontakt med myndigheter och andra institutioner i syfte att utreda inkomna frågeställningar vidare, till exempel för att erhålla uppgifter från entreprenörer, utreda huruvida föreningar tillåter vissa ombyggnationer eller inhämta upplysningar från kommunen avseende detaljplansfrågor.

Inom ramen för er verksamhet är vi fullt införstådda med att ni litar på de upplysningar som erhålles, vilket är helt i sin ordning såvida det inte finns skäl att ifrågasätta uppgifterna.

Ibland kommer det emellertid, trots att uppdraget i allt tycks ha utförts fläckfritt, ändå in en anmälan till FMI eller en reklamation förenat med ett skadeståndsanspråk med påståenden om att fastighetsmäklaren brustit i sitt arbete oberoende av förhållandet att ni vet att ni utfört arbetet klanderfritt.

Då finns det risk för att man finner sig i en situation där mäklaren tvingas styrka att en viss uppgift de facto har inhämtats från säljaren eller att en viss uppgift erhållits från berördförening eller myndighet. Bevisbördan för att ett visst förhållande faktiskt är det rätta kan i vissa fall åvila mäklaren om den omständighet som påstås är tvistig, alltså att parterna har olika uppfattningar om vad som har hänt.

Om en sådan situation uppstår är det till fördel om mäklaren medelst skriftlig bevisning kan styrka var uppgiften kommer ifrån. Om säljaren, till exempel, muntligt upplyser mäklaren om att fiber finns indraget i fastigheten (vilket i verkligheten alltför ofta blir föremål för tvist) rekommenderas att mäklaren ber säljaren om att lämna denna uppgift skriftligt, gärna via ett mejl eller ett SMS. I andra hand bör man notera i journalen att uppgiften inhämtades av uppgiftslämnaren en viss tidpunkt.

Mot bakgrund av detta rekommenderas att ni, när uppgifter inhämtas från kund eller annan får uppgiften bekräftad skriftligt, eller i vart fall dokumenterar vem och när ni pratade med avseende en viss fråga. Det kan vara det som bär eller brister ett tillsynsärende, eller som avgör om det föreligger skadeståndsskyldighet eller inte.

Ni är alltid varmt välkomna att ringa till oss på juridikavdelningen om ni har frågor eller funderingar om det som tagits upp ovan eller annat av vilket slag det än må vara.

Andreas Strandberg
Bitr. förbundsjurist Mäklarsamfundet